a.r.t.e.s.-Reiseförderungen im Integrated Track – Ein Leitfaden

 

Was kann gefördert werden?

Forschungsreisen und – bei aktiver Teilnahme (Vortrag, Poster o.ä.) – Reisen zu Konferenzen, Workshops oder Summer Schools ins In- und Ausland. Voraussetzung ist, dass die Veranstaltung oder der Forschungsaufenthalt in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Promotionsprojekt steht.

Nicht förderbar sind u.a. Reisen nach Köln oder auch Reisen zu Konferenzen/Tagungen, in deren Rahmen kein eigener aktiver Beitrag geleistet wird.

Wichtig: Reisen, die nicht im Raum Köln ihren Ausgangpunkt haben, sind nur nach vorheriger Anfrage förderbar.

Welche (belegten) Ausgaben können für die Erstattung berücksichtigt werden?

- Fahrtkosten (Bus, Zug, Flug, etc., in begründeten Ausnahmefällen Taxi o.ä.), Reisen mit Privat-PKW auf Anfrage. 
- Unterkunftskosten. Entsprechend den Vorgaben der Reisekostenstelle gilt eine Obergrenze von 80€/Nacht in Deutschland (im Ausland individuell abweichend, siehe Liste) Übernachtungskosten oberhalb der jeweils gültigen Grenze können(!) auf Basis einer individuellen Begründung akzeptiert werden.
- Visumsgebühren
- Tagungsgebühren

Wichtig: Für alle Ausgaben müssen Belege vorgelegt werden. Es werden grundsätzlich keine Verpflegungszuschüsse gewährt und keine Tagegelder gezahlt.

Wer ist antragsberechtigt? Und wer nicht?

Antragsberechtigt sind die Stipendiat*innen und Kollegiat*innen des Integrated Track während ihrer in der Regel dreijährigen Teilnahme am Programm, ausgenommen Kollegiat*innen auf drittmittel­finanzierten Stellen, für die im entsprechenden Projekt Reisemittel vorhanden sind.

Nach Ablauf der in der Regel dreijährigen Zeit im Integrated Track stehen die Mittel nur im Ausnahmefall und auf Anfrage weiterhin zur Verfügung.

In welchem Umfang kann gefördert werden?

Es können pro Person während der in der Regel dreijährigen Teilnahme am Integrated Track derzeit insgesamt bis zu 750 EUR in Anspruch genommen werden. 

Höhere Summen können in Ausnahmefällen auf individuellen begründeten Antrag und ausschließlich durch den Vorstand der Graduiertenschule bewilligt werden. Diese Möglichkeit ist lediglich für Forschungsreisen gedacht, die für die erfolgreiche Durchführung des Promotionsprojekts unerlässlich sind und für die nachweislich keine anderweitige Finanzierung eingeworben werden konnte.

→ Insbesondere für kostenintensive Reisevorhaben ist es folglich dringend angezeigt, sich frühzeitig um andere Finanzierungsmöglichkeiten, etwa beim DAAD, zu bemühen. (Antragsfristen beachten!)

Wie läuft der Antragsprozess?

Bereits im Rahmen der Reiseplanung sollte das jeweilige Reisevorhaben der Graduiertenschule unbedingt vorab per E-Mail an artes-international@uni-koeln.de angekündigt werden. So können bereits frühzeitig offene Fragen geklärt, Missverständnisse vermieden und eine generelle „Förderzusage“ erteilt werden. 

Diese Vorab-Meldung sollte erstens die zentralen Informationen zum Reisevorhaben enthalten (Was? Wann? Wohin? Warum? Bedeutung für das Promotionsprojekt?) und zweitens eine am besten tabellarische Aufstellung der (geschätzten) Posten, für die eine Erstattung gewünscht wird.

Die Abrechnungsunterlagen sind dann möglichst unmittelbar nach Ende der Reise einzureichen.

Wo sind die Anträge einzureichen (abhängig davon, ob zum Zeitpunkt der Reise eine Anstellung an der Universität zu Köln bestand)?

Fall A: Ich bin/war zum Zeitpunkt der Reise an der Universität zu Köln angestellt (Bitte beachten: Empfänger:innen eines Stipendiums sind keine Angestellten der Universität.)

→ Reguläre Abrechnung durch die Reisenden via Reisekostenstelle der Universität. Hier gelten die Bestimmungen des Landesreisekostengesetzes NRW und die Vorgaben der Reisekostenstelle. U.a. sind vorab eine Dienstreisegenehmigung und bei Auslandsreisen zudem eine Entsendebescheinigung nötig.) Zudem gibt es die Möglichkeit, sich vorab einen Abschlag auszahlen zu lassen. Bitte beachten: für die Reisekostenabrechnung steht mittlerweile das Digitale Dienstreisemanagement Fiori zur Verfügung.

Fall B: Ich bin/war zum Zeitpunkt der Reise nicht an der Universität zu Köln angestellt.

→ Abrechnung per Formular „Reisekosten Externe“ via Graduate School und Zentralem Rechnungseingang der Universität. In dem Formular sind nur der komplette Kasten mit den Informationen zur/m Empfänger*in sowie die Bankverbindung einzutragen. (Nicht unterschreiben!) Die Unterlagen sind dann bei der a.r.t.e.s. Graduate School per E-Mail an artes-international@uni-koeln.de einzureichen.

 

Welche Unterlagen werden benötigt?

1. In jedem Fall werden geeignete Belege für alle zu erstattenden Ausgaben (z.B. Tickets, boarding cards, Rechnungen, Quittungen, Buchungsbestätigungen, Zahlungsnachweise, Kontoauszüge etc.) benötigt. Ohne Belege keine Erstattung! Diese sind entweder (Fall A) im Zuge der Reisekostenabrechnung im digitalen Dienstreisemanagement einzureichen oder (Fall B) zusammen mit dem Formular an die Graduate School zu senden.

2. Sowohl im Fall A als auch im Fall B sind zusätzliche Unterlagen an die Graduate School zu senden:

• Bei Konferenzen/Workshops/Summer Schools etc.: ein geeigneter Nachweis der aktiven Teilnahme (Teilnahmebestätigung, Veranstaltungsprogramm, in dem der Vortrag aufgeführt ist, o.ä.). Außerdem sollte (in der E-Mail) in wenigen Sätze die Relevanz der Veranstaltung für die eigene Forschungsarbeit aufgezeigt werden, insbesondere falls sich diese nicht unmittelbar aus dem Thema/Titel der Veranstaltung ergibt.
• Bei Forschungsreisen ist stattdessen ein etwa einseitiger kurzer Reisebericht einzureichen, der insbesondere auf die Relevanz der Reise und ihrer Ergebnisse für das Promotionsprojekt abhebt.

Kontakt:
Florian Petersen
artes-international@uni-koeln.de