Ausländische Promovierende des Intergrated Track werden bei ihrer Ankunft durch ein spezielles Mentorenprogramm der a.r.t.e.s. Graduate School direkt betreut. Die jeweiligen Mentorinnen und Mentoren aus dem Kreis der a.r.t.e.s. StipendiatInnen und KollegiatInnen sowie der studentischen MitarbeiterInnen begleiten die neuen DoktorandInnen u.a. bei Verwaltungsgängen und führen sie in den Kreis der a.r.t.e.s. Promovierenden ein.

Dies geschieht in Absprache und enger Zusammenarbeit mit der Gastwissenschaftler-Betreuung "Albert's International Assistance" des Akademischen Auslandsamtes und des Zentrums für Internationale Beziehungen (ZIB) der Philosophischen Fakultät an der Universität zu Köln.

Zudem besteht bezüglich Anmeldungsfragen und Formalitäten eine besondere (englischsprachige) Kooperationsvereinbarung mit der Verwaltung der Stadt Köln.